Что такое система документооборота в компании, это СЭД или ЭДО?

Написал(а): Marina Gratskova Дек. 16, 2020, 10:32 д.п. в ,

Продолжаем снимать наш видео блог, и в этот раз мы поговорим о такой важной системе в компании, как Документооборот. Я преднамеренно оставил разговор о CRM системах, документооборот на мой взгляд является одной из основных систем, которая позволяет управлять процессами в компаниях, правильно формализовать их.

Что из себя представляет система документооборота, я насчитал порядка 10 разных типов:

  1. Электронная канцелярия
  2. Внутренняя документация
  3. Contract management
  4. Invoice management
  5. ЭДО (Электронный Документооборот)
  6. EDI (Electronic Data Interchange)
  7. Конструкторы документов
  8. ECM (Enterprise Content Management)
  9. CMS (Content Management System)
  10. Электронный архив
  11. СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия)

Все они имеют место быть в компаниях, автоматизируют те или иные процессы, и о каждом из этих типов систем документооборота мы с вами и поговорим.

Электронная канцелярия

Это система для автоматизации процессов, связанных с входящими и исходящими документами. Это та бюрократия, откуда в России и родились системы документооборота, когда в компанию или гос. учреждение приходит какой-то документ, его нужно принять в работу, нужно расписать ответственных, кто его согласует, кто на него отвечает и тд. Этими процессами в основном и определяется Электронная канцелярия.

Внутренняя документация

Можно сказать, что это часть электронной канцелярии, но для внутренних процессов. Это процессы, связанные с созданием служебных записок, приказов, нормативной документации и тп.

Contract management

Важная фича системы Contract management - наличие графика платежей. Она позволяет: контролировать те платежи, которые должны быть по договору; автоматически выставлять инвойсы (счета); контролировать оплаты. Можно настроить, чтобы это все было автоматически и менеджерам будет приходить уведомление, если была просрочка по каким-то счетам. Следующий важный момент - гибкая настройка связи договора с другими контрагентами. Обычно в договоре есть два лица, но очень часто требуются многосторонние договоры и когда выбирается система, то это должно быть предусмотрено, как и в системе Flexbby Workflow.

Invoice management

Invoice management -система которая управляет финансовой первичкой. У нас есть договоры, которые каким-то образом автоматизированы, и есть куча финансовой первички, которая обычно выпускается в erp системе, но многие erp системы не обладают функционалом управления процессами, допустим согласование оплаты счетов, контроль получения закрывающих документов, контроль оплат и тд. И целесообразно часть этих процессов перенести в систему invoice management.

ЭДО (Электронный Документооборот)

Это системы обмена юридически значимыми электронными документами, которые подписаны квалифицированной электронной подписью. Из примеров ДИАДОК, СБИС.

EDI

От англ. Electronic Data Interchange «электронный обмен данными», ЭОД. Система обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами. В основном это используется между крупными ритейлерами и поставщиками.

Конструкторы документов

Обычный простой конструктор документов - это Word. Но делая ворд документы, возникает много ситуаций, когда нужно согласовывать отдельные фразы, когда нужно подключать двадцать редакторов документа, и через некоторое время этот документ превращается в такой большой фарш, и его очень сложно редактировать, читать, думать над ним. Как это решить и автоматизировать смотрите в видео.

ECM (Enterprise Content Management)

Дословно ECM - это системы управления корпоративным содержанием. Ее частью так же являются ранее рассмотренные электронная канцелярия, внутренняя документация, contract management. Отличие классической EMC - это скорее файловое пространство (google disk, onedrive и тд), где пользователи складывают свои документы и совместно с ними работаю, это больше совместная работа с документами и публикация. Так же это могут быть корпоративные порталы, корпоративные социальные сети.

CMS (Content Management System)

Следующий тип систем, которые тоже можно отнести к подклассу систем документооборота, это CMS, относится к ECM. Это системы которые созданы для создания контента и публикации его в интернете. Если говорить просто, то все сайты сделаны с помощью CMS (блоги, публикация статей и тп.). Даже таже википедия. Почему это могут относить к системам документооборота смотри в видео.

Электронный архив

Электронный архив так же является подсистемой ранее обсуждаемых систем электронного документооборота, это хранилище электронных документов, но кроме этого там должен быть функционал, связанный с хранением оригиналов, бумажных копий, которые нужно штрих-кодировать, раскладывать в ящики, отвозить на полки на складе. Когда у вас архив из несколько миллионов документов их нельзя просто так сложить в офисе, важно организовать хранение этих документов. Вы можете организовать электронный архив на файловом хранилище, но там не будет процессов, связанных с запросом оригиналов документов, не будут учитаны метаданные по документам, нельзя будет отследить, где находится документ, кто его забирал и возвращал ли.

СМЭВ

Самое интересное на закуску - система СМЭВ. Это система межведомственного электронного взаимодействия, она позволяет обмениваться юридически значимыми данными между органами власти, так же к этой системе подключаются крупные банки, гос.корпорации, чтобы можно было запросить туже самую электронную трудовую книжку.

Подробные примеры, преимущества и недостатки вы найдете в видео на нашем youtube канале.