Flexbby рекомендует: что нужно знать, чтобы внедрить правильную систему электронного документооборота?

Написал(а): Kamila Bakieva Апрель 27, 2021, 2:37 п.п. в ,

Сегодня согласование документов на бумаге является архаизмом, точно также, как и внедренная система электронного документооборота со сложным пользовательским интерфейсом и многотомными инструкциями для выполнения самых простых операций. В крупной компании вряд ли будут использовать бизнес-приложение, где требуется выполнение вручную большинства операций и отсутствует возможность работы с документом или его карточкой несколькими пользователями одновременно.

Но при этом организации все же готовы тратить миллионы и миллионы рублей на модификацию существующей системы документооборота вместо установки иного более современного решения, стоимость инсталляции которого будет ниже запланированных доработок. Порой компании просто не отслеживают последние IT-новинки рынка по автоматизации бизнес- процессов согласования контрагентов и договоров, документов и оплат, а также операций по обработке входящих и исходящих документов. Это связано с наличием предубеждений, что все системы электронного документооборота предлагают одинаковый функционал, являются дорогостоящими разработками и их внедрение занимает несколько месяцев, а порой даже и лет.

Надо отметить, что часто компании сталкиваются с понятными и привлекательными маркетинговыми предложениями вендоров по внедрению сэд на предприятии, но при этом сами программные продукты являются сложными для работы или решают не все бизнес-задачи. Более того, не все технические требования заказчиков могут быть реализованы разработчиком ввиду ограниченности программного продукта. Часто именно на этом этапе анализ рынка систем электронного документооборота и выбор поставщика ИТ-решения, останавливается большинство компаний.

И лишь продвинутые бизнес-игроки, имеющие опыт внедрения технологий автоматизации бизнес-процессов, считают, что документооборот это прежде всего платформа для автоматизации процессов. Они производят установку новых корпоративных решений взамен непродуктивных действующих, использую следующую систему оценки вендора:

Таблица 1

                 Параметры выбора поставщика системы электронного документооборота

Этап

Показатель

Критерий оценки

Внедрение

сроки и стоимость внедрения

оптимальное соотношение цена/качество как при внедрении системы, так и при последующих ее доработках

в период инсталляции системы без изменений первоначальных инвестиций и сроков внедрения, определенных вендором до начала работ по установке решения

функциональные возможности

автоматизация всех бизнес-процессов до/после внедрения

высокая производительность системы

простота пользовательского интерфейса и удобство работы

масштабируемость системы – возможность подключения неограниченного числа пользователей

наличие уникальных возможностей (подробнее – Таблица 2)

интеграция с любым программным обеспечением заказчика

наличие преднастроенного решения для быстрого начала работы в системе

поддержка всех десктопных и мобильных операционных систем

дистанционная работа в системе с устройств любого типа

инновационность технологии для решения текущих и будущих бизнес-задач

Обучение пользователей

обучение работе в системе

возможность очных и дистанционных обучений пользователей

Сопровождение

техническая поддержка пользователей

поддержка в режиме 24/7

оперативное решение вендором сбоев системы/вопросов пользователей

наличие простых и понятных пользовательских инструкций по работе в системе


Как правило, все современные системы электронного документооборота предлагают заказчикам стандартный функционал. Но на рынке имеются и высокотехнологичные решения, чьи возможности уникальны (Таблица 2).                                         

                                                                                                                                                        Таблица 2

                                 Функционал современных систем электронного документооборота

Возможности системы

Функционал

Стандартный функционал

хранилище электронных версий документов в системе

единое информационное пространство о взаимосвязях документов

настройка процессов работы с входящими и исходящими документами

настройка процессов согласования контрагентов, документов, договоров и оплат с их категоризацией по типам расходов, бюджетов и пр.

создание/изменение графика платежей и контроль оплат

контроль версий документов и защита документов от изменений/удалений

контроль сроков действия документов в системе и напоминание о выполнении необходимых условий (пролонгация, оплата и пр.).

Уникальный функционал

быстрый старт системы – установка преднастроенного решения

защита документов штрихкодами/QR-кодами

поиск, категоризация документов в системе по штрихкодам/QR-кодам

поточный ввод документов со сканера по штрихкодам /QR-кодам в систему

автоматический запуск бизнес-процессов в системе по штрихкоду/QR-коду документа

создание многосторонних договоров с контрагентами

настройка параметров и полей карточек документов под индивидуальные потребности заказчика

управление архивом оригиналов документов

интеграция с внешними хранилищами документов и системами

редактирование карточек и файлов документов несколькими пользователями с сохранением данных в режиме online

система контроля и оптимизации дубликатов документов и контрагентов

автоматическое выполнение системой действий в рамках бизнес-процессов и запуск взаимозависимых бизнес-процессов (интеллектуальное управление)

автоматизация отправки документов и сообщений из/в систему с помощью бот-инструментов (на email, в Telegram, в WhatsApp и т.д.)

                                                  

Проведенный заказчиками анализ рынка с точки зрения требуемых капиталовложений и сроков по установке системы электронного документооборота приведет к следующим усредненным результатам – два-три месяца при бюджете от полумиллиона рублей. И это при том, что заказчикам будет предложен в большинстве своем стандартный функционал системы.

Компания Флексби предлагает своим клиентам инсталляцию системы в срок – от 15 дней и стоимостью – от 250 тыс.руб. при наличии стандартного и уникального функционала (Таблица 2). При этом компании могут бесплатно оценить интерфейс и юзабилити системы, производительность и функционал, воспользовавшись быстрым стартом системы Flexbby. Опция доступна через час с момента активации и представляет собой установку преднастроенного решения.

Такую возможность Flexbby предоставляет благодаря накопленному опыту внедрения системы для крупных предприятий различных отраслей. Быстрый старт системы Flexbby Workflow содержит некий унифицированный набор операций по управлению событиями, который выполняется в большинстве компаний по одному сценарию. После установки преднастроенного решения Flexbby останется завершить процесс инсталляции проведением интеграции с другими программными продуктами заказчика, а также произвести импорт данных в систему электронного документооборота – база сотрудников, клиентов, договоров и пр.

Flexbby потребуется дополнительное время на настройку нестандартных бизнес-процессов заказчика, но без изменений сроков и суммы первоначальных инвестиций на внедрение системы электронного документооборота. Хотя большинство вендоров все же тарифицируют отдельно дополнительные требуемые заказчиком доработки при автоматизации сэд, увеличивая бюджет и сроки инсталляции решения.

Поэтому до начала работ вендором важно составить максимально подробное техническое задание с описанием всех программных продуктов, с которыми потребуется интеграция внедряемой системы электронного документооборота, описать все необходимые для автоматизации бизнес-процессы, разработать матрицу полномочий сотрудников, которые будут участвовать в согласовании документов, контрагентов, договоров и оплат. Это позволит понять возможности приобретаемой системы электронного документооборота, сроки и стоимость внедрения, чтобы сделать правильный выбор в пользу вендора и предлагаемого им программного продукта.

 

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.

Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:

Документооборот

автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;

CRM и Продажи

автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;

Финансовые Документы

согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;

Электронный Архив

автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;

Управление Закупками

автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;

Заявки и Сервис

автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;

Dialogforce

чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;