10 ключевых моментов при автоматизации делопроизводства

Прежде чем мы расскажем вам о ключевых преимуществах автоматизации делопроизводства, прольем свет на определение делопроизводства и документооборота. Несомненно, эти два понятия являются неотделимыми друг от друга и составляющими одного процесса. Тем не менее, границы между делопроизводством и документооборотом весьма размыты и зачастую вносят путаницу в определение одного или другого.

Документооборот это Делопроизводство или что-то больше?

На данный момент существует два варианта разделения этих понятий и два возможных пути автоматизации. В первом случае документооборот рассматривается как составляющая процесса делопроизводства, автоматизация которого является лишь частью в полной автоматизации бизнес процессов организации. Во втором случае автоматизируется исключительно документооборот путем установки узкоспециализированных программ управления документами.

Полная автоматизация делопроизводства с внедрением системы документооборота позволит организовать максимально эффективную, удобную и слаженную работу всех участвующих в делопроизводстве подразделений компании.

Фиксируем главные моменты в автоматизации процесса

Теперь отметим 10 ключевых моментов автоматизации делопроизводства.

1. Общий принцип работы

В отличие от программ учета документов, системы автоматизации делопроизводства позволяют не только создавать документы и вести их учет, но и контролировать процессы исполнения договоров. Кроме того, в программах автоматизации делопроизводства хорошо развита система классификации, позволяющая организовать поиск по базе, учитывая любые данные, внесенные в карточку связанного с документом контрагента.

2. Централизованное управление

При внедрении системы электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и согласования договоров участники данного бизнес процесса имеют ничем не ограниченный доступ к базе документов, что позволят вносить коррективы и создавать новые шаблоны каждому ответственному лицу независимо от другого.

3. Поддержка жизненного цикла документации

Система создания документов четко контролирует жизненный цикл документов по заданным стадиям, правилам и параметрам. Это позволяет вести любой документ строго по тому регламенту и по тем этапам, которые утверждены в вашей компании. А после документ автоматически попадает в архив или уничтожается.

4. Коллективная работа

При установке системы автоматизации делопроизводства все участники работы с документами имеют доступ к электронной системе документооборота независимо от их местонахождения. Это значит, что даже самые удаленные сотрудники или филиалы вашей компании будут иметь возможность вносить правки и оставлять примечания в документе. При этом каждая новая версия будет сохраняться в системе отдельным документом, а основная информация или шаблон, останется неизменной.

5. Конфиденциальность

В системе автоматизации делопроизводства хорошо развита служба безопасности – начиная от электронной подписи на носителях информации, заканчивая шифрованием. Благодаря системе повышенной конфиденциальности использовать и хранить документы станет безопасно.

6. Маршрутизация

Автоматизация движения документов позволит вам обезопасить компанию от потери документа на каком-то из этапов его маршрута. Таким образом, сотруднику не придется вручную передавать или пересылать письмом документ ответственному лицу – система это сделает сама по внесенным в нее параметрам движения.

7. Управление доступами

Еще одним моментом, связанным с безопасностью документов является управление доступами. Вы можете настроить индивидуальные параметры доступа к документу для каждого сотрудника или отдела.

8. Интеграция

Внедренную в бизнес современную систему автоматизации делопроизводства вы сможете без труда интегрировать с уже использующимися в компании программами, сервисами и приложениями.

9. Экономическая эффективность

Эффект от автоматизации делопроизводства состоит в экономии ресурсов на работу с документооборотом, уменьшении зависимости от человеческого фактора, сокращении циклов работы с документами и возможностью полного контроля за их движением и исполнением.

10. Ориентация на российские компании

Современные системы автоматизации делопроизводства учитывают специфику ведения документации в РФ, регламенты и образцы, утвержденные на территории нашей страны. Поэтому при выборе системы электронного документооборота стоит выбирать российских разработчиков, тем более, если их решение соответствует мировым IT-трендам. Таким вендором является компания Flexbby, системы электронного архива и документооборота которой, успешно внедрены у лидеров в своей отрасли. Это крупные российские и западные компании, которые предпочли выбрать Flexbby One среди множества других похожих решений. Уникальность разработки Flexbby One в интеллектуальном роботе-боте, который управляет всем процессами самостоятельно – от запуска и до его реализации. 

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.