Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)

Написал(а): Vera Kochneva Фев. 26, 2019, 9 д.п. в ,

За последние несколько лет внедрение электронного документооборота (ЭДО) укрепилось в бизнес-среде. Ведение бухгалтерии и документов налогового учёта уверенно переходит с бумажных носителей в сферу электронной документации, и в этом есть множество неоспоримых преимуществ. В этой статье мы расскажем, что такое юридически значимый электронный документооборот, разберем его плюсы и минусы, а также развеем самые популярные мифы об электронной документации.

Что такое ЮЗЭД?

Статья 2, п. 1.1. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

(п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Также приняты соответствующие изменения Налогового Кодекса и целый ряд других законов, которые позволяют рассматривать электронные документы как равноценные оформленным на бумаге.

Для того, чтобы документ стал юридически значимым, он должен обладать простой электронной или усиленной квалифицированной электронной подписью, о чем говорит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Зачем нужен ЮЗДО?

Несомненно, электронный документооборот, и принятые в связи с ним законы, во многом упрощает как создание и учёт документов, так и их доставку. Вне зависимости от местонахождения контрагента, доставка электронного документа происходит мгновенно. В случае ошибки, документ можно оперативно переделать и за считанные секунды отправить на подпись его корректную версию.

Самым главным плюсом ведения ЮЗДО является высокий уровень сохранности документов. Их оригиналы всегда присутствуют на руках, вероятность бухгалтерских ошибок сводится к минимуму, а при возникновении спорных ситуаций, любую путаницу можно разрешить в кратчайшие сроки.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает высокую скорость передачи и обработки электронных документов, что положительно влияет на формирование отчетов, быструю отгрузку товаров, выставление счетов и их оплату, и т.д.

Также в качестве плюсов внедрения ЮЗЭД нельзя не отметить отсутствие необходимости ведения документации в бумажном виде.

Виды ЮЗДО

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо определить, какие виды документов компания имеет возможность и готова перевести в электронный вид. Ими могут стать как внутренние документы, так и документы, определяющие взаимоотношения между контрагентами: счета, акты, накладные, и пр.

Стоит отметить, что не всегда имеется возможность вести полный ЮЗДО, поэтому такие документы, как транспортные накладные или сертификаты на перевозимый груз по-прежнему будут иметь бумажный вид.

Электронная подпись

Статья 5, п. 1 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Как правило, для обмена документами компании используют усиленную электронную подпись. Согласно закону, усиленная подпись имеет такие особенности, как ключи проверки и сертификаты уникальности, что дает документу такие преимущества, как защиту от его подделки, контроль его целостности и защиту от внесения изменений.

Контроль электронного документооборота

Одним из главных преимуществ перехода на ЮЗЭД является усиленный контроль за движением документов. Все документы проходят через единую систему электронного документооборота и в ней же фиксируются. В этой системе можно отследить движение документов и статус их обработки, организовать сортировку, но ни один документ невозможно удалить, поэтому ни пропустить, ни потерять электронный документ невозможно.

Также ЮЗДО положительно влияет на поиск документов и безопасность их хранения. Система ЭДО имеет гибкую систему поиска по многим значениям и возможность установки прав доступа.

Мифы

* ЮЗЭД можно легко подделать, а электронной подписи нельзя доверять.

Технология электронной подписи настолько надёжна, что она исключает любую возможность подделки документа, его незаконного изменения и отказа от его авторства. В создании электронной подписи используются современные криптосистемы и методы шифрования, поэтому подделать ее также невозможно.

* Компьютерам нельзя доверять – мой документ запросто может удалиться или потеряться.

По сравнению с бумажными документами, шанс потерять электронный документ минимален и практически равняется нулю. При организации регулярного резервного копирования данных, доставка и сохранность документа –  гарантированы.

* Юридическую силу электронных документов сложно доказать, поэтому их использование в качестве доказательства в суде – сомнительно.

Юридическая сила электронных документов закрепляется использованием электронной подписи. Если в суде возникает сомнение о подлинности электронной подписи, то как и в случае с бумажными документами, проводится экспертиза.

Заключение

Отказ от ведения бумажного архива с переходом на электронный документооборот становится реальностью. ЮЗДО имеет массу преимуществ, которые касаются как удобства ведения документации, так и обмена документами, их сохранности и защиты.

Компании все чаще переходят на ЮЗЭД, внедряют системы автоматизации как внутреннего, так и внешнего документооборота.

Ну, и конечно же, нельзя не отметить ту роль, которую сыграли государственные органы в развитии электронного документооборота, приняв соответствующие законы и взяв под жёсткий контроль их исполнение.