Есть ли минусы у электронного документооборота?

Электронный документооборот все чаще внедряется в крупный и малый бизнес, а также в государственные структуры. Переход с ручного режима работы с документами на электронный и автоматизированный сегодня практикуется повсеместно. В этой статье мы разберемся, что такое электронный документооборот и внедрение сэд, каковы его главные преимущества и выясним, есть ли у него недостатки.

Что такое электронный документооборот?

Документооборот это - система автоматизации бизнеса, представляющая собой комплекс мероприятий по управлению любыми типами документов, начиная от их создания, заканчивая архивацией. Ключевым отличием электронного документооборота от бумажного является перенос всего процесса работы с документами на IT-платформу. Такой документооборот позволяет с легкостью управлять и договорным процессом – от момента разработки договора в системе, согласования и до его исполнения.

Принцип работы электронного документооборота

Главным принципом работы электронного согласования документов является создание единой базы документов, что заранее исключает возможность потери или повторного создания того или иного документа. Система мгновенного поиска файла по его различным параметрам позволяет найти необходимый документ даже при владении ограниченной информацией о нем.

При создании любого документа система электронного документооборота позволяет выполнять сразу несколько операций в системе. А это значительно сокращает время работы, затраченное на обработку документа, а также помогает определить ответственное лицо на каждом этапе его движения. Создание шаблонов для разных типов документов значительно экономит время работы с ними, а также минимизирует допущение ошибок при их создании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Одним из главных плюсов внедрения системы электронного документооборота является возможность упорядочить весь процесс работы с документами. Вы сможете в любой момент определить их статус и ответственное лицо. В отличие от работы с бумажным документооборотом сотрудник не сможет потерять документ или присвоить ему один и тот же номер, так как в системе электронного документооборота это происходит автоматически.

Увеличение скорости работы с документами – еще один важный момент при внедрении электронного документооборота. Файл мгновенно попадает к нужному сотруднику, ответственному за тот или иной этап работы с документом. Также электронный документооборот позволяет быстро редактировать имеющиеся документы, если в них была допущена ошибка. Каждую новую редакцию документа система будет сохранять, что усиливает контроль над процессом.

Организация удаленного доступа к электронной базе данных документов позволяет всегда иметь при себе необходимый файл, где бы вы ни находились.

Система безопасности электронного документооборота находится на высоком уровне и надежно защищает ваши документы от несанкционированного доступа.

Если говорить о минусах электронного документооборота, то к ним можно отнести лишь затраты на внедрение платформы в бизнес и время, которое потребуется сотрудникам компании на то, чтобы привыкнуть к новой системе работы с документами. В случае если ваш бизнес малого или среднего размера, либо если вы только вышли на рынок, то вы можете значительно сэкономить время перехода на электронный документооборот при оцифровке небольшого объема уже имеющихся у вас бумажных документов. Кроме того, именно сейчас вы можете выбрать электронный документооборот нового поколения, систему с интеллектуальным управлением. Например, разработка Flexbby с роботизированной технологией от компании Flexbby управляет процессом документооборота в автоматическом режиме. Интеллектуальный робот самостоятельно осуществляет запуск процессов согласования документов, контролирует их исполнение и подписание в сэд диадок с помощью ЭЦП. Несколько лет назад подобные технологии не были представлены на рынке систем автоматизации документооборота, поэтому большинство компаний все еще пользуется классическими программами электронного документооборота. Их функционал не столь обширен и разнообразен, как возможности системы Flexbby.