Автоматизация документооборота — с чего начать?

Электронный документооборот.

Некоторые думают:

"Какое скучное слово! Да и дело длинное и неинтересное. Нужно ли думать про него в наше время цифровизации, искусственного интеллекта и высоких скоростей?"

Мы утверждаем:

"Не просто нужно — необходимо!"

Конечно, скоросшиватели с документами и горы бумаг на столах менеджеров уже в прошлом, но без отлаженного документооборота процессы в компаниях остаются непрозрачными, время тратится на ненужные действия, функции дублируются, а файлы так же теряются, как раньше терялись бумаги…

Именно правильно организованный документооборот — один из инструментов, которые позволяют формализовать процессы в компании и управлять ими.

Многие руководители, решившись на автоматизацию договорной деятельности , начинают сразу подбирать систему документооборота или пытаются использовать сэд диадок для обмена электронными документами с контрагентами. Это шаг нужный, но далеко не первый. Можно насчитать порядка десятка разных типов систем, которые автоматизируют те или иные процессы в компаниях, но начинать надо не с них проект автоматизации документооборота.

Иоганну Вольфгангу Гёте принадлежит афоризм:

"Кто неправильно застегнул первую пуговицу, уже не застегнётся как следует"

Так давайте же начнём с первой «пуговицы»!

Шаг первый: user stories и описание бизнес-процессов

Начинать автоматизацию сэд нужно с прописывания тех бизнес-процессов, которые менеджеры компании хотели бы видеть автоматизированными. А для этого необходимо описать уже существующие бизнес-процессы. Мы должны описать каждую user story, в которых было бы отражено, как пользователи или система будут взаимодействовать с другими подсистемами. В каждой компании есть процессы, которые уже находятся в системе, и пользователи взаимодействуют с ними по привычному алгоритму. А есть внесистемные бизнес-процессы, и их тоже надо учесть. Допустим, пользователь берет коробку с оригиналами документов и сам относит на склад. Можно ли ввести в систему и это? Обязательно! И даже если эту операцию будет делать робот, то и робот станет частью автоматизированного процесса документооборота, будет вовлечён в работу с договорами, контрактами и другими документами, как обычный пользователь.

Итак, первый шаг — это создание user stories, перечня частей бизнес-процесса, описанных в терминах пользователя, системы и взаимодействия.

Шаг второй: IT-ландшафт компании

Перед тем, как начать автоматизацию процессов в компании, надо понять, какой в ней уже есть IT-ландшафт, то есть какие системы уже используются для автоматизации бизнес-процессов. Зачастую нам сразу говорят, что системы нет, — и это оказывается не совсем так. Даже если нет IT-решений, это не значит, что системы автоматизации бизнес-процессов нет. В большинстве компаний менеджеры организуют чаты в мессенджерах, где оперативно решают вопросы, передают дела и согласуют договоры. И это уже система, которую мы тоже будем учитывать, создавая снимок IT-ландшафта.

Иногда «автоматизация» выглядит комично. Например, в одной компании я наблюдал такой процесс визирования документов: пользователь получал DOC-файл, вставлял в него свою подпись в виде картинки и отсылал далее по цепочке. Такой «документооборот» не только не решает задачу ускорения и повышения прозрачности процессов, но и порождает дополнительные проблемы: чтобы собрать визы всех руководителей, приходится делать много лишних движений и тратить время, при этом надёжность процесса остаётся под вопросом.

Описанное — это, конечно, исключительный случай. Всё же в более-менее продвинутых компаниях мы встречаем в описании ландшафта упоминания ERP- или CRM-системы и/или какие-нибудь файловые хранилища. И мы описываем этот имеющийся IT-ландшафт.

Шаг третий: Переходим к подбору решения для автоматизации документооборота

Только после того, как мы продумали, с какого процесса будем начинать автоматизацию, и провели инвентаризацию имеющихся систем, мы начинаем выбирать определённый тип решения, изучать предложения вендоров и пробовать предварительно отобранные варианты. Теперь мы можем понять, будем ли внедрять совершенно новое решение на каждый процесс или одно решение на несколько процессов, будем ли выводить какие-то решения из оборота, рационально ли автоматизировать один большой процесс с помощью одного решения (обычно нет, так как масштабность получившегося инструмента может непозволительно усложнить внедрение — есть опасность, что оно никогда не будет завершено) и т. д.

В следующей статье я расскажу о типах процессов, которые могут быть автоматизированы с помощью системы сэд.