Специфика выбора систем автоматизации бизнес-процессов

Написал(а): Kamila Bakieva Июнь 7, 2021, 12:10 п.п. в

В современных условиях организовать эффективное управление бизнес-процессами на средних и крупных предприятиях без применения инновационных инструментов автоматизации невозможно. Именно BPM системы (Business Process Management) или BMPS (Business Process Management Suite) позволяют осуществить автоматизацию бизнес процессов, чтобы повысить эффективность функционирования всей компании в целом, устранив тем самым существующие сбои в процессах:

Таблица 1

ТОП-7 проблем компаний без BPM

№ п/п

ТОП-7 корпоративных проблем

1

несоблюдение сроков исполнения задач

2

проведение операций без соответствующих согласований

3

нарушение условий договоров с контрагентами

4

финансовые потери

5

неэффективное управление клиентской базой

6

большие временные и трудовые затраты для проведения операций

7

непрозрачность деятельности сотрудников и проводимых внутренних процедур, исполнения задач

В случае если в компании уже организована автоматизация части бизнес процессов, то необходимо оценить насколько эффективно при этом решаются все возникающие бизнес задачи. Ведь организация как единый функционирующий механизм, в которой все операции взаимосвязаны. Например, произведя автоматизацию бизнес процесса документооборот – согласование документов, контрагентов, оплат и договоров, компания задумывается об автоматизации управления продажами и взаимодействиями с клиентами с помощью CRM системы (Customer Relationship Management). Так как система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает в CRM системе управление взаимодействиями с контрагентами, то есть частичное использование функционала СЭД.

автоматизация бизнес процессов

Для того чтобы выбрать BPM систему для автоматизации бизнес процессов, компании необходимо точно определить бизнес операции для автоматизации. Помимо этого, нужно понять их взаимосвязи между собой, количество и состав участников, взаимодействия с другими программными продуктами компании, ограничения, возможности и перспективы развития при последующем расширении для их органичного внедрения в автоматизированном виде. И чтобы бизнес процесс был структурированным, управляемым и эффективным, важно корректное последовательное распределение задач и выполняемых пользователями функций в рамках каждого из них, а также контроль сроков их выполнения.

Классы систем автоматизации бизнес процессов

 Аналитики Gartner классифицируют BPMS на два больших сегмента:

1. «System-system». Данные решения предназначены для интеграции программных продуктов внутри компании, работоспособность которых поддерживается без вмешательства ручного труда. Чаще всего с помощью таких систем автоматизируются биллинговые процессы в телекоммуникационных компаниях или финансовых интеграторах. То есть все операции проходят в автоматическом режиме с момента их запуска на определенном этапе в самой системой.

2. «Human-human». Эти системы призваны автоматизировать последовательность работ, выполняемых на определенных этапах пользователями программы. То есть какие-то операции выполняются сотрудниками компании в ручном режиме.

Всего эксперты выделяют семь самых востребованных BPM систем, которые в том или ином объеме представлены в большинстве российских компаний для автоматизации бизнес процессов:

Таблица 2

ТОП-7 современных систем по автоматизации бизнес процессов

№ п/п

ТОП-7 корпоративных бизнес-приложений

1

электронный архив

2

системы электронного документооборота (СЭД)

3

системы для управления продажами и клиентами (CRM)

4

системы по управлению закупками и проведением тендеров

5

системы по управлению внутренними заявками и внешними запросами клиентов, партнеров, поставщиков

6

системы по обучению персонала

7

системы по управлению мотивацией персонала и выплатой бонусов

Надо отметить, что очень часто компании приобретают комплексные решения для автоматизации бизнес процессов. Так как процессы становятся сложнее и уже нелегко выделить предметную область для оптимизации и автоматизации. Например, CRM система может содержать в себе программные модули по созданию электронного архива и автоматизации электронного документооборота. Это позволяет компании не только управлять продажами и взаимодействиями с клиентами, но и проводить согласования контрагентов и всей необходимой документации по ним. Поэтому, выбирая BPM систему, так важно обратить внимание на ее возможности по автоматизации сразу нескольких связанных процессов и гибкости настройки в случае необходимости изменения ее конфигурации.

Так компания Флексби предлагает свою разработку CRM Workflow Automation, которая автоматизирует процесс документооборота и управление продажами и клиентами. В данном случае модуль электронного документооборота внутри CRM системы необходим, чтобы компания в одной программе могла осуществлять сделки и согласовывать по ним договоры и оплаты. Кроме того, CRM система помимо базы лидов, клиентов, аккумулирует данные и по поставщикам, партнерам, документооборот по которым осуществляется также в CRM Flexbby. Таким образом, приобретая одно решение CRM Flexbby, компания с помощью двух встроенных модулей автоматизирует бизнес процессы продаж и управления клиентами, а также документооборот.

Продолжение в следующей статье.

Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:

Документооборот

автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;

CRM и Продажи

автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;

Финансовые Документы

согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;

Электронный Архив

автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;

Управление Закупками

автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;

Заявки и Сервис

автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;

Dialogforce

чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;