Роботизация – будущее документооборота?

Написал(а): Vera Kochneva Окт. 31, 2019, 4 п.п. в

Пожалуй, самой популярной и распространенной системой автоматизации в мире на сегодняшний день является СЭД – система электронного документооборота. И это понятно, потому что первым делом в компаниях IT-специалисты всегда предлагают автоматизировать рутинные бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

Чем боты помогут СЭД?

СЭД позволяет полностью автоматизировать все моменты, связанные с бумажными носителями, переведя их в электронный вид. Казалось бы, что тут можно придумать нового?

Оказывается, можно. Сейчас на Западе в системы автоматизации разработчики пытаются внедрять такие новейшие технологии, как ML (Mashine Learning – Машинное обучение), AL (Artificial Intelligence - Искусственный интеллект), RPA (Robotic Process Automation – Роботизация бизнес-процессов). Последнее становится особенно актуально в отношении электронного документооборота. Новейшие разработки дают возможность добавлять в СЭД электронных роботов. Они могут выполнять те задачи, которыми до последнего момента занимались сотрудники предприятия.

Например, в стандартной системе электронного документооборота часть электронного документа все равно заполняется сотрудником предприятия. Допустим, приходит e-mail с документом – вложением. Человек открывает файл, читает, вбивает полученную информацию в процессе обработки другого документа, сбрасывает информацию и документ в СЭД. Готовый файл система электронного документооборота может сама разослать по внутренним инстанциям, проконтролировав процесс согласования, а после поместить бумаги в архив.

Роботизация Системы электронного документооборота дает возможность обойтись без этих действий реального человека. Бот сделает все за него сам. Получит письмо, обработает данные, заполнит документ. Даже если в электронной бумаге не хватает фактов – не беда! Программный робот отправит запрос контрагенту и соберет всю недостающую информацию. Затем внесет ее в файлы, а дальше предоставит возможность СЭД доделать всю оставшуюся работу.

Кроме того, роботы позволяют вносить изменения в автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые в кратчайшие сроки, а также следить за всеми событиями внутри системы и за ее пределами. Но зачем? Например, интеллектуальный робот СЭД Flexbby One от компании Флексби синхронизирует  все программы, сервисы, приложения, данные компании, чтобы проводить мониторинг всех операций, анализировать их и затем осуществлять запуск и реализацию бизнес-процессов в СЭД.

Будущее за роботами?

Роботизация системы электронного документооборота – это еще один плюс за то, чтобы внедрять на предприятиях новейший софт. Аналитики уверены, что будущее именно за такими системами, в которых боты наравне с программным обеспечением выполняют все рутинные бизнес-процессы. Вы спросите: а что же остается делать человеку? Ответ прост: заниматься более важными делами и креативными задачами.

Пример из жизни: в этом году руководство крупнейших российских торговых сетей ввели роботизацию в своем сервисном центре. Теперь с документами сетевых магазинов взаимодействуют роботы. Но ни одного человека не уволили. Тех сотрудников, которые ранее выполняли эти рутинные задачи перевели на должности, требующие более творческого и импровизационного подхода, который пока что для роботов не доступен, а для человека наиболее интересен.