Электронный архив технической документации

Написал(а): Vera Kochneva Фев. 27, 2019, 9 д.п. в

Изготовление или эксплуатация технических объектов, промышленных изделий и другого оборудования на предприятии подразумевает наличие и хранение информации о правилах его использования. Объёмы технологических и программных документов, таких как инструкции, регламенты, конструкторские документы, отчеты, и другие технические документы, требуют грамотной организации системы хранения. Если речь идёт о крупных строительных или инжиниринговых компаниях, то для организации ежедневной работы сотрудников требуются тысячи документов. В том случае, если деятельность компании подразумевает продажу или аренду оборудования, то помимо хранения информации, необходимо организовать для клиентов постоянный и быстрый доступ к необходимым техническим документам.

В этой статье мы расскажем, как организовать автоматизацию архива, и как она способна повлиять на общую эффективность работы компании.

Минусы бумажного архива технической документации

Когда мы говорим о недостатках ведения бумажного архива, то в первую очередь это касается значительной траты времени на поиск оригинала документа. Особенно остро это ощущается при поиске необходимых документов в бумажном архиве проектной документации. Потеря производительности происходит и в том случае, если документ необходимо предоставить клиенту компании. Сперва он вручную копируется, после чего отправляется получателю.

Также стоит отметить финансовые затраты на то пространство, которое способен занимать бумажный архив, а также совокупную стоимость и качество обслуживания, который предоставляет компания.

Автоматизация электронного архива

Для организации электронного архива, его эффективного использования и управления компании необходима система автоматизации архива. Первым этапом переноса бумажного архива в цифровой вид становится копирование всей имеющейся технической документации. Система автоматизации архива имеет инструменты интеллектуального распознавания и быстрого, безопасного поиска документов.

После этого у сотрудников появляется полноценный электронный архив технической документации с мощным поисковым инструментом. Любой документ может быть легко отправлен по электронной почте, записан на цифровой носитель информации или выгружен в интернет.

Благодаря возможностям системы по защите документов, исключается несанкционированный доступ к архиву. Если информация из архива переносится, пересылается по электронной почте или выгружается в интернет, изменение файла запрещено. Тогда возможности пользователя будут ограничены лишь просмотром документа.

Когда компания занимается продажей или арендой оборудования или имеет обширный архив проектной документации, она нуждается в регулярном снабжении клиентов или технического персонала необходимой информацией. Для этого каждому пользователю представляется авторизованный доступ к базе, что также значительно экономит время на обработке обращений. Если клиенту необходимо получить ту или иную техническую документацию, он заходит в систему или на интернет-портал компании и получает возможность ознакомления исключительно с той информацией, к которой ему предоставлен доступ. Для предотвращения потери данных, система автоматизации архива регулярно создает резервные копии всей загруженной документации.

Благодаря удобному хранению и гибкому поиску документов, сохраняется высокий уровень производительности сотрудников. Если необходимо совершить электронную отправку документа, заниматься долгим поиском и копированием больше не нужно – всё решается парой кликов. Благодаря цифровому хранилищу данных, архив технической или проектной документации не занимает физическое пространство. Стоимость обслуживания снижается, а сервис переходит на качественно новый уровень.

Главные преимущества и принцип работы

1. Простое и эффективное управление документами

Главным преимуществом автоматизации архива является та простота и эффективность, с которой система ведёт работу с архивом. Экономия времени на поиске, копировании и отправке документов, а также исключение возможности их утери влияет на общую производительность и значительное сокращение расходов.

Также стоит отметить интуитивно понятный интерфейс системы, который исключает долгое обучение и привыкание сотрудников к электронной версии архива.

2. Снижение затрат и экономия пространства

Расширение любого бизнеса влечет за собой увеличение объёмов документации. Ее хранение требует все больше пространства, и расходы на аренду дополнительных площадей значительно вырастают. Автоматизация архива и перенос документов в цифровой вид позволит освободить пространство и снизить расходы на его дорогостоящую аренду.

3. Быстрый доступ к информации

Благодаря системе автоматизации архива, авторизованные пользователи моментально получают доступ к новым версиям документа. Мощный поисковый инструмент позволяет быстро находить необходимый документ, а благодаря инструментам фильтрации можно сортировать документы по множеству параметров: имени клиента, номеру и типу документа, дате его создания или изменения и т.д.

4. Надежная защита

Когда компания ведёт бумажный архив документов, имеется высокий риск его частичной или полной утраты. Утеря документов, их порча или уничтожение вследствие наводнения или пожара – от этого никто не застрахован. Перенос бумажного архива в цифровой вид гарантирует сохранность документов от случайной или умышленной утраты и в случае любых аварийных ситуаций.

5. Интеграция

Система автоматизации архива имеет возможность интеграции с другими системами, которые используются в компании. Благодаря открытой архитектуре системы электронного архива, возможна интеграция с системами управления техническим обслуживанием и ремонтом, автоматизации управления производством, а также с CAD и ГИС-системами.