Автоматизация управленческой деятельности

Сегодня ни одно крупное предприятие не может быть конкурентоспособным, если не способно обеспечить себе высокие объёмы продаж и рост прибыли. Высокий уровень конкуренции требует от предпринимателей постоянной оптимизации бизнес процессов, автоматизации работы предприятия и управленческой деятельности. Для этого каждая компания, используя современные разработки в сфере информационных технологий, проводит комплекс мероприятий, нацеленных на рост ключевых показателей.

Автоматизация процессов управления является частью комплексной автоматизации предприятия, и проводится путем технического оснащения, внедрения специализированного бизнес софта. Использование данных технологий на предприятии позволяет перевести многие процессы в режим автоматизации и, тем самым, снизить процент ошибок и задержек, а также повысить контроль над выполнением сотрудниками поставленных задач.

Проблемы управления предприятием

Успешность работы компании определяется высоким уровнем рентабельности, платежеспособностью, организованностью управления, выполнением планов и положительной динамикой ключевых показателей. При недостаточно организованной системе управления, руководители сталкиваются с рядом проблем:

- Отсутствие слаженной работы подразделений компании

- Сложности в согласовании планов

- Проблемы контроля над исполнением задач и анализа результатов

- Недостаточная оперативность в передаче и обработке информации

- Несогласованность данных, полученных от разных структурных подразделений

- Низкая эффективность работы по ведению документации

Цели автоматизации управления

Автоматизация управленческих процессов – наглядный пример того, насколько эффективно можно использовать современные бизнес технологии. Сегодня руководителям приходится иметь дело с большими объемами информации, контролировать работу не одного подразделения компании и принимать множество решений. Основным инструментом управления является документ. Для принятия решений, постановки задач, контроля их исполнения и анализа результатов работы используются различные типы документов:

- Документы планирования

- Документы учёта

- Распоряжения

- Административные документы

- Инструкции

- Документы контроля

Так как управление предприятием основано на больших объемах документов, автоматизация управленческой деятельности строится на внедрении систем электронного документооборота (СЭД). Данные системы обеспечивают сокращение времени передачи информации и прозрачность многих бизнес процессов, приводят в порядок документооборот, выстраивают четкую структуру и организацию выполнения задач, а также контролируют их исполнение.

Внедрение СЭД как средства организации управления предприятием, позволяет значительно повысить эффективность управления путем оперативного обеспечения всех подразделений компании максимально полной и достоверной информацией, а также налаженной системой делопроизводства. Вследствие перевода многих рутинных процессов в режим автоматизации, происходит реорганизация работы сотрудников, что положительно влияет на их эффективность и скорость выполнения поставленных задач.

Система электронного документооборота

Автоматизация работы предприятия с помощью внедрения СЭД позволяет получить неоспоримые преимущества при организации делопроизводства и работы с документацией:

1. Документ создается в электронном виде и сразу регистрируется, что исключает сложности в его дальнейшей идентификации.

2. Над документом может проводиться параллельная работа нескольких сотрудников и подразделений. Это значительно сокращает время движения документа и повышает оперативность полного цикла его обработки.

3. Прозрачность движения документа и совершаемых над ним действий позволяет отследить ответственного за его обработку на любом этапе.

4. Единая база документов исключает повторную регистрацию одного документа.

5. Гибкая система поиска и фильтрации позволяет осуществлять поиск необходимого документа даже при наличии минимальных сведений о нем.

6. Конструктор шаблонов исключает допущение ошибок при создании документов.

7. Рассылка уведомлений и напоминаний позволят сотрудникам не забывать о тех операциях, которые им необходимо провести с тем или иным документом.

Как выбрать СЭД?

Поскольку основной целью автоматизации документооборота является эффективная организация управленческой деятельности, к выбору СЭД необходимо подходить с умом. Существует ряд критериев, по которому можно оценить, насколько то или иное решение способно ответить требованиям компании:

1. СЭД имеет примеры успешного внедрения в бизнес процессы других компаний. Это один из главных критериев. Внедрение новинок на рынке систем автоматизации чревато возникновением ошибок и сбоями в работе.

2. Система отвечает требованиям отраслевых особенностей предприятия.

3. СЭД способна удовлетворить потребности компании и решить поставленные задачи.

4. Уровень сервисного обслуживания и технической поддержки позволит избежать серьёзных сбоев в работе.

5. Высокий уровень защиты. Система автоматизации должна обеспечить безопасность данных и гибкие настройки доступа к документам.

6. Стоимость внедрения, включающая в себя все дополнительные и сопутствующие расходы.

Автоматизация управления как часть комплексной автоматизации

Стоит отметить, что внедрение СЭД и автоматизация управленческой деятельности является частью комплексной автоматизации деятельности предприятия. Это означает, что невозможно сначала автоматизировать бухгалтерию, через какое-то время – документооборот, а ещё через год – все остальное. Автоматизируя бизнес процессы поэтапно, многие компании в определённый момент сталкиваются с невозможностью объединения всех программ в единую систему, что всегда ведёт к дополнительным высоким расходам.

Дабы этого избежать, стоит выбирать систему, способную охватить все необходимые процессы. Даже при поэтапной автоматизации в систему достаточно будет лишь установить дополнительные модули и провести ее доработку, что позволит значительно сэкономить на оптимизации работы компании.