5 главных преимуществ межведомственного документооборота

Написал(а): Vera Kochneva Сен. 3, 2019, 9 д.п. в ,

Понятие «Межведомственный электронный документооборот» появилось в рамках государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)». МЭДО является частным случаем классического электронного документооборота, но при этом одним из этапов совершенствования системы госуправления, предоставления всех госуслуг в электронном виде, цифровизации России. С каждым годом увеличивается число участников МЭДО, а федеральные и региональные органы власти внедряют или совершенствуют системы электронного документооборота.

МЭДО: что это и зачем?

Если просто, то межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – это связка систем документооборота ведомств, организаций для обмена информацией: файлами, сообщениями и уведомлениями. Более сложный вариант определения МЭДО приведен в Положении о системе межведомственного электронного документооборота, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Итак, межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов, единого института развития в жилищной сфере и государственных корпораций.

Межведомственный электронный документооборот обладает преимуществами, так как позволяет:

1. создать единую систему для отслеживания пользователями межведомственных СЭД статусов создания, согласования, исполнения документов других органов власти и организаций;

2. сократить время перемещения документов между организациями, ведомствами;

3. повысить эффективность деятельности органов государственной власти;

4. минимизировать материальные и трудовые затраты;

5. осуществлять контроль исполнения поручений.

Таким образом, участники МЭДО получают следующие бонусы:

  • оперативное получение документов;
  • минимизацию времени и трудозатрат на обработку и регистрацию входящей и дальнейшую подготовку, регистрацию и отправку исходящей документации;
  • информирование о статусе рассмотрения документов в системе МЭДО;
  • создание связок взаимозависимых документов разных ведомств;
  • формирование отчетов.

Из чего состоит МЭДО?

В МЭДО происходит обмен электронными документами и статусами их рассмотрения, исполнения. Если же обратиться к Положению о системе межведомственного электронного документооборота, то под взаимодействием информационных СЭД понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками МЭДО, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Как работает МЭДО?

Федеральная служба охраны РФ, которая является организатором МЭДО в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, разработала формат обмена документами в органах государственной власти для обеспечения взаимодействия СЭД с единой системой МЭДО.

Документ создается в ведомственном СЭД, подписывается электронной подписью одним или несколькими сотрудниками и направляется в составе электронного сообщения по МЭДО. В каждой СЭД органа власти реализована возможность переформатирования документов при отправке в формат файлов МЭДО и затем в формат документов ведомства, получающего их в своей СЭД.

МЭДО автоматически фиксирует реквизиты и распознает содержание файлов, а затем информирует стороны о факте приемки и регистрации, то есть создания карточки входящего документа или отказе в этом. Затем система назначает ответственных сотрудников для его исполнения, создает, регистрирует исходящие в ответ на входящие документы. СЭД ведомств после подключения к единому МЭДО автоматически создают исходящие документы для последующей возможной отправки в систему МЭДО.

Подключение к МЭДО: что для этого нужно?

Как показала практика, у каждого ведомства собственная система электронного документооборота или делопроизводства (СЭД): индивидуальная разработка, то есть результат небольшой команды программистов этого же ведомства, или технология внешней IT-компании. Как правило, такие программы документооборота плохо приспособлены для интеграции с другими сервисами. И все же организации подключаются к МЭДО.

Чтобы организации или ведомству стать участником межведомственного электронного документооборота, необходимо:

  • включиться в список участников МЭДО, обратившись в Федеральную службу охраны России (ФСО). Здесь же получить идентификатор, адрес системы межведомственного документооборота, а затем обеспечить технические возможности подключения своей СЭД к МЭДО.
  • получить в ФСО России информацию по формату обмена и требования к реализации взаимодействия участников МЭДО, передать эти данные разработчику используемой СЭД для интеграции с МЭДО.

Потенциальные участники при подключении к МЭДО руководствуются следующими нормативными документами:

1. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»;

2. Постановление Правительства РФ от 25.12.2014  № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

3. Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.

4. Приказ Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

5. Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ в разделе «Информатизация госорганов» размещены Методические рекомендации по реализации Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, Список федеральных органов исполнительной власти, субъектов РФ и организаций, обеспечивших соответствие ведомственных систем электронного документооборота схеме МЭДО и другие материалы, необходимые для подключения к МЭДО.