Можно ли создать многосторонний договор с контрагентами в CRM системе?

Сегодня без официально заверенных, подписанных всеми сторонами документов не обходится ни одна сделка. Будь то аренда офисного помещения, предоставление той или иной услуги или доставка груза.

Большинство торговых предприятий в современной действительности предпочитают вести хозяйственную деятельность с помощью систем автоматизации бизнес процессов. В торговле чаще всего используются CRM системы (Customer relationship management). О незаменимости CRM системы в обеспечении качественного клиентского сервиса мы вам рассказывали в предыдущих статьях. Сегодня мы хотели бы познакомить вас с еще одним преимуществом CRM систем – возможностью создания договоров, в частности, многосторонних договоров с контрагентами в CRM системе.

Допустим, вы владелец логистической компании. У вас на носу важная сделка. Вам срочно необходимо оформить договор на доставку важного груза. Его требуется перевезти из пункта A в пункт B, минуя пункт C, где груз будет хранится несколько дней. Но в пункте C нет ваших филиалов, поэтому к сделке потребуется привлечь посредника. Все обязательства перед владельцами груза вы должны заверить в многостороннем договоре. Казалось бы, в таком случае потребуется огромное количество бумаги, кропотливая работа менеджеров, заполняющих каждый вариант договора, быстрые ноги курьеров, доставляющих документы всем сторонам. Вас могли бы ожидать большие временные и денежные затраты на всю подготовку. Но с CRM системой использованное время и средства сводятся к минимуму.

Как CRM система работает с договорами?

Многие (но не все) CRM системы предлагают сохранять в своей базе данных шаблоны договоров, которые часто используются в ваших сделках. Это невероятно удобно. От менеджера требуется только выбрать шаблон договора, уточнить некоторые детали сделки. Остальное за него сделает CRM система. Она сама внесет все требуемые данные, при условии, что они имеются в ее базе, заполнит реквизиты сторон.

Поскольку зачастую согласование договора на поставку крупного груза проходит в несколько этапов, CRM система рассылает предварительный вариант всем ключевым лицам, всем службам, которые могут иметь к ней отношение, к примеру, бухгалтерии, юридическому отделу и т.п.

CRM система позволяет всем участникам договора предлагать в него свои правки. Подписание может проходить как в электронном, так и в бумажном виде. Если в компаниях есть практика использования электронной подписи, бумажный вариант договора при сделке может даже не потребоваться.

Чем отличается многосторонний договор в CRM системе?

Оформление многостороннего договора с контрагентами может предложить пока не каждая CRM система. Такой тип сделок отличается тем, что CRM системы создают при составлении контракта, так называемые, группировки. Это сторонние участники договора, представители, например, сторонней фирмы – посредника, которые также смогут участвовать в формировании, изменении контракта и при необходимости вносить в него правки и согласовывать их. При этом CRM система сама находит, обрабатывает и вносит всю необходимую в договоре информацию. Вы можете подсчитать, какая колоссальная экономия времени, средств и нервов получается только при составлении, согласовании и подписании подобных сложных контрактов, благодаря правильно выбранной и качественно установленной CRM системе.

И к слову о том, что лишь единицы вендоров могут предложить такой функционал: сохранение в CRM системе шаблонов договоров и создание многосторонних контрактов. Например, система CRM Flexbe от компании Флексби дает такие возможности благодаря интеллектуальному роботу, который настраивается под данные возможности.