Что такое BPM система ?

BPM система (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – тип специализированного софта для управления бизнес процессами. BPM система производит наблюдение за бизнес процессами, положительно влияет на их реструктуризацию и обеспечивает их комплексную автоматизацию. Все вышеперечисленное непременно ведет к повышению производительности, снижению расходов и усовершенствованию системы управления. Устройство BPM системы состоит из хранилища данных, инструментария и средств для аналитической обработки данных, что значительно облегчает весь цикл управления и дает подробную оценку бизнес процессов в организации.

Определяем место и функции BPM систем

Если попытаться найти место BPM системам во всем многообразии программ автоматизации, то они являют собой комбинацию систем учета документации, управления ресурсами и автоматизации процессов.

Исходя из того, что BPM система создана для регулирования всего цикла управления компанией, инструменты этой программы тесно взаимосвязаны и обеспечивают выполнение важнейших функций для увеличения эффективности бизнеса: стратегия, планирование, контроль, анализ.

Если подробней рассмотреть возможности классической BPM системы, то можно выделить такие функции данного софта, как: 

• выявление проблемных участков в бизнес процессах и возможность их регулирования;
• интеграцию со сторонними бизнес-приложениями и сервисами;
• осуществление контроля исполнения задач, установленных правил и регламентов;
• создание уникального интерфейса и диалоговых окон.

Изучаем этапы внедрения BPM систем

На первом этапе внедрения BPM системы выстраивается графическая модель бизнес процессов, создается пользовательский интерфейс, определяются регламенты и правила. На этапе реализации происходит интеграция с уже используемыми системами и платформами, внедряются установленные ранее правила, запускается тестовый режим. Далее, готовые и активные процессы отрабатываются, вносятся коррективы в заданные правила, проверяется схема контроля процессов. Последним этапом внедрения является анализ и обработка данных о работе процессов, выявляются проблемные участки и вносятся последние исправления. 

Если вы решили, что внедрение BPM системы необходимо вашему бизнесу, важно помнить, что от правильного выбора софта будет зависеть конечный результат его внедрения. Для начала вам нужно понять, какие бизнес процессы необходимо автоматизировать в первую очередь. Это должны быть важнейшие и критические процессы, которые занимают главное место в вашей компании. Распределите, какие из этих процессов находятся в прямой зависимости от работы сотрудников, а какие от работы систем учета и автоматизации. После этого дайте подробное описание механизма работы каждого бизнес процесса и определите, какие из этапов этих процессов могут быть автоматизированы с помощью BPM  системы. Этот шаг является важнейшим при выборе BPM системы, ведь полученная в итоге информация послужит для вас главным критерием в приобретении программного обеспечения. На этом этапе учитывайте как требования к системе, так и к самим процессам. 

Выбранная вами BPM система должна иметь: 

• возможность графического создания моделей бизнес процессов;
• адаптацию регламентов и правил в зависимости от участника процесса;
• прозрачность процессов;
• интеграцию с другими системами и поддержку сторонних приложений;
• простой и понятный интерфейс;
• гибкие инструменты для редактирования процессов.

Помимо этого, при выборе поставщика обращайте внимание на полноту оказываемой технической поддержки и возможность дальнейшей доработки. Ведь вам всегда потребуется изменить уже автоматизированный бизнес процесс или добавить новый. Если вендору для этого потребуются большие инвестиции или длительные сроки, то вы или откажетесь от затеи, или для вас это перестанет быть актуальным, когда работы будут сданы.

Например, компания Флексби производит все необходимые доработки в кратчайшие сроки благодаря настройке интеллектуального робота-бота, который находится внутри системы Flexbby One. И если конкуренты программируют ваш новый бизнес-процесс, то есть разрабатывают, то специалисты Flexbby производят настройку робота. Кроме того, система Flexbby автоматизирует несколько направлений одновременно, а это значит, что любая доработка внесет корректировки сразу же в несколько бизнес-процессов.