Один из процессов автоматизации документооборота - электронная канцелярия!
Написал(а): Flexbby Фев. 8, 2022, 8 д.п. в Внедрение СЭД, Документооборот, СЭД ЭДО
Первое, с чего можно начать «оцифровывать» документооборот — это канцелярия:
входящие и исходящие письма, регистрация, сбор виз на документах, то есть то, с чем сталкиваются даже небольшие организации.
Иногда на оформление документов тратится больше времени, чем на выполнение поручения.
А уж стоит бумаге потеряться где-то между кабинетами — и вообще пиши пропало.
К счастью, новые технологии решают большую часть этих проблем.
Мы все знаем, как работа канцелярии выглядит в «бумажном» варианте:
в компанию приходит по почте или приносится курьером документ, секретарь принимает его в работу, присваивает входящий номер, кладет на стол руководству, зачастую в большой стопке других пришедших документов.
После просмотра руководителем документ расписывается ответственным лицам, которым секретарь относит копии, при необходимости документ визируется. После чего ответственные лица выполняют поручение, пишут ответ на входящий документ, опять же согласуют и визируют, относят руководителю — и из компании выходит исходящий документ с ответом. Но вот на него приходит реакция от контрагента…
Вы уже устали читать, правда? Это всё — смесь квеста и эстафеты.
Тратится время, ходят люди, собираются подписи, бумаги заносятся не в те кабинеты, теряются под грузом других бумаг, ждут своих виз у руководителей.
А ведь правильно выбранная и отлаженная электронная канцелярия делает этот процесс быстрым и прозрачным для всех участников.
Электронная канцелярия — метод «одной кнопки»
Электронная канцелярия — это система автоматизации всех процессов, связанных со входящими и исходящими документами в компании. Назовем основные функции, которые присущи электронной канцелярии в любой компании:
- автоматическое распознавание документов, пришедших в печатном виде, — они встречаются даже в нашу электронную эпоху, и чем важнее адресант, тем чаще;
- размещение документа в соответствующем разделе системы электронной канцелярии;
- автоматическое назначение маршрутов документа: одним нажатием кнопки документ отправляется к нужным исполнителям;
- согласование маршрутов документа — при необходимости, необходимые визы и допуски также ставятся в системе, и для этого не нужно, как мы рассказывали в одной нашей статье, делать скан своей подписи, чтобы вставить его в виде картинки в документ, и прибегать к другим ухищрениям;
- подготовка исходящих документов: поскольку все документы находятся в системе, все этапы выполнения поручения, которые необходимо отразить в исходящем письме, находятся здесь же, под рукой у исполнителя;
- процессы согласования, связанные с исходящими документами: визы собираются с помощью простой галочки, поставленной ответственными исполнителями;
- присвоение номера и отправка документов получателю.
Если переписка по тому или иному вопросу продолжается и приходит письмо в ответ на наше исходящее, то система сама распознает, на какое именно исходящее письмо ответили — и подтягивает для продолжения работы всю историю взаимодействия. В итоге никаких поисков, потерь и сомнений!
Настройка под себя, или Дополнительные кнопки
Конечно, в каждой компании электронная канцелярия, помимо перечисленных базовых функций, будет выполнять и специфические.
На этапе подготовки внедрения мы, предварительно проработав все бизнес-процессы, сможем их учесть и внести в систему.
Например, в банковской сфере часто бывает необходимо иметь подтверждение, что все значимые фигуры ознакомились с предписанием из Центрального Банка.
Тогда процесс прохождения входящего предписания строится так: в системе создается карточка документа, а потом, в зависимости от типа документов, формируется список лиц, которые обязательно должны ознакомиться с ним.
Дальше каждый человек из списка нажимает на кнопочку «ознакомился». Таким образом, автоматически формируется протокол ознакомления с документом.
Но, конечно, чтобы внести в систему электронного документооборота эту специфику, как я уже упоминал, необходимо хорошо представлять бизнес-процессы.
Описанная система — только одна из доступных. О других мы расскажем в следующих статьях. Stay tuned!